QUY CHẾ LÀM VIỆC

của Ủy ban nhân dân xã Tân An khóa XII, nhiệm kỳ 2021 – 2026

(Ban hành kèm theo Quyết định số 378 /2021/QĐ-UBND
 ngày 25 tháng 10 năm 2021 của UBND xã Tân An)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Ủy ban nhân dân xã Tân An (sau đây viết tắt là UBND xã).

2. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND; công chức và cán bộ không chuyên trách xã; Trưởng các ấp, các tổ chức và cá nhân có quan hệ làm việc với UBND xã chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân xã.

1. UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND xã. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên UBND xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công trước Chủ tịch UBND xã.

2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc xã và các ban, ngành, đoàn thể xã trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.

3. Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã.

4. Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.

Chương II
TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND xã.

1. UBND xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và sửa đổi, bổ sung năm 2019. UBND xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND xã.

2. Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân xã:

a) UBND họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề quy định tại khoản 1 Điều này tại phiên họp UBND xã;

b) Trường hợp các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp tập thể UBND xã được, thì thực hiện theo quyết định của Chủ tịch UBND xã, công chức Văn phòng – Thống kê gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND xã để lấy ý kiến. Nếu quá nửa tổng số thành viên UBND xã nhất trí thì Công chức Văn phòng – Thống kê xã tổng hợp, trình Chủ tịch UBND xã quyết định và báo cáo UBND xã tại phiên họp gần nhất.

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các Ủy viên Ủy ban nhân dân xã.

1. Trách nhiệm chung:

a) Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của UBND xã; tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND xã, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã và Trưởng các ấp hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở;

b) Không được nói và làm trái các Nghị quyết của HĐND xã, Quyết định, của UBND xã và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với HĐND xã, và Chủ tịch UBND xã.

c) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.

2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã:

a) Chủ tịch UBND là người đứng đầu UBND, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 36 Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; đồng thời, cùng chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện;

b) Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;

c) Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của UBND xã, khi vắng mặt thì ủy quyền các Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy và HĐND xã;

d) Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy, HĐND xã và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND xã;

đ) Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách thuộc UBND xã và Trưởng các ấp trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

e) Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của các Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban nhân dân xã;

f) Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND xã và thẩm quyền Chủ tịch UBND xã theo quy định của pháp luật;

g) Báo cáo tình hình kinh tế, xã hội của xã, hoạt động của UBND xã với Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện;

h) Thường xuyên trao đổi công tác với các Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã, Chủ tịch UBMTTQ và người đứng đầu các ban, ngành, đoàn thể xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của UBMTTQ và các ban, ngành, đoàn thể xã đối với công tác của UBND xã; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

i) Tổ chức việc tiếp công dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật.

3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã:

a) Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Các Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;

b) Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND và HĐND xã về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của UBND xã chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì các Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;

c) Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết công việc của Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực khác thì chủ động trao đổi, phối hợp với Phó Chủ tịch đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;

d) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách, Trưởng các ấp thực hiện các đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của nhà nước thuộc lĩnh vực được giao.

4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND xã:

a) Ủy viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước Chủ tịch UBND; cùng Chủ tịch và các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan;

b) Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó;

c) Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND xã, các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của UBND huyện (sau đây gọi chung là cơ quan chuyên môn huyện) để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình;

d) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND xã giao.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức xã.

Ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định số 34/2019/NĐ-CP ngày 24/4/2019 của Chính phủ về sửa đổi một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố; Thông tư số 13/2019/TT-BNV ngày 06/11/2019 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn một số quy định về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố; công chức xã còn có trách nhiệm:

1. Giúp UBND và Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.

2. Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyết công việc được giao, sâu sát cơ sở, tận tụy phục vụ nhân dân, không gây khó khăn, phiền hà cho dân. Nếu vấn đề giải quyết vượt quá thẩm quyền, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách lĩnh vực để xin ý kiến.

3. Tuân thủ Quy chế làm việc của UBND xã, chấp hành sự phân công công tác của Chủ tịch UBND xã; giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, không để tồn đọng, ùn tắc; chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy cơ quan; thực hiện tốt công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tại cơ quan, đơn vị.

4. Không chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc tự ý chuyển cho cán bộ, công chức khác; không tự ý giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức khác; trong trường hợp nội dung công việc có liên quan đến cán bộ, công chức khác thì phải chủ động phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch xử lý.

5. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của Ủy ban nhân dân xã; thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.

Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ không chuyên trách xã, ấp được thực hiện theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; Nghị định số 34/2019/NĐ-CP ngày 24/4/2019 về việc sửa đổi bổ sung một số quy định về cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách ở xã, ở thôn, tổ dân phố; Nghị quyết số 01/2020/NQ-HĐND ngày 10/7/2020 của Hội đồng nhân dân tỉnh quy định số lượng, chức danh chế độ, chính sách đối với người hoạt động không chuyên trách cấp xã, ấp (khu phố) trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

1. Người hoạt động không chuyên trách xã chịu trách nhiệm trước UBND và Chủ tịch UBND xã về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch phân công, thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 6 Quy chế này.

2. Trưởng các ấp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về mọi mặt hoạt động của ấp; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địa bàn ấp; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND xã phụ trách ấp; đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức và các Tổ nhân dân.

Chương III
QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Điều 7. Quan hệ với UBND huyện và cơ quan chuyên môn huyện.

1. UBND và Chủ tịch UBND xã chịu sự chỉ đạo của UBND huyện, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND huyện.

Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được pháp luật quy định, UBND xã phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với UBND huyện và cơ quan chuyên môn huyện theo quy định hiện hành về chế độ thông tin báo cáo.

2. UBND xã chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn huyện trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn xã; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn huyện trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức xã, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã.

UBND xã bố trí cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn huyện, tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên.

Điều 8. Quan hệ với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân xã.

1. Quan hệ với Đảng ủy xã:

a) UBND xã chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy xã trong việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên;

b) UBND xã chủ động đề xuất với Đảng ủy xã phương hướng, nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế, xã hội; giữ vững an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội; nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.

2. Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã:

a) UBND chịu sự giám sát của HĐND xã; chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND, báo cáo trước HĐND xã; phối hợp với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND xã, xây dựng các Đề án trình HĐND xã xem xét, quyết định; cung cấp thông tin về hoạt động của UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu HĐND xã,

b) Các thành viên UBND có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đại biểu HĐND xã; khi được yêu cầu, phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do mình phụ trách;

c) Chủ tịch UBND xã thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường trực HĐND xã để nắm tình hình, thu thập ý kiến của cử tri; cùng Thường trực HĐND xã giải quyết những kiến nghị, nguyện vọng chính đáng của nhân dân.

3. Quan hệ với UBMTTQ Việt Nam và các đoàn thể chính trị - xã hội xã:

a) UBND xã phối hợp chặt chẽ với UBMTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích hợp pháp, chính đáng…của nhân dân; tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả; định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương và các hoạt động của UBND xã cho các tổ chức này biết để phối hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước.

b) UBND xã có trách nhiệm lắng nghe, giải quyết và trả lời các kiến nghị của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt nam và cácđoàn thể chính trị - xã hội về xây dựng chính quyền và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.

Điều 9. Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng các ấp.

1. Chủ tịch UBND xã phân công các thành viên UBND xã phụ trách, chỉ đạo, nắm tình hình ở các ấp. Hàng tháng, các thành viên UBND xã làm việc với Trưởng các ấp  thuộc địa bàn được phân công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với các Tổ trưởng Tổ nhân dân để nghe phản ánh tình hình, kiến nghị và giải quyết các khiếu nại của nhân dân theo quy định của pháp luật.

2. Trưởng các ấp phải thường xuyên liên hệ với UBND xã để tổ chức quán triệt các đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên và của HĐND, UBND xã để triển khai thực hiện; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt Quy chế dân chủ ở cơ sở.

Trưởng các ấp kịp thời báo cáo UBND và Chủ tịch UBND xã tình hình mọi mặt của ấp, Tổ nhân dân; đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.

Chương IV
CHẾ ĐỘ HỘI HỌP, GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 10. Chế độ hội họp, làm việc của Ủy ban nhân dân xã.

1. Phiên họp UBND xã:

a) UBND họp thường kỳ mỗi tuần 01 lần vào thứ 2 hàng tuần; mỗi tháng họp ít nhất 01 lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch UBND xã quyết định.

Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, các Ủy viên UBND xã và công chức Văn phòng – Thống kê. Chủ tịch UBND xã mời Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND xã cùng tham dự.

 Chủ tịch UBMTTQ xã, người đứng đầu các đoàn thể chính trị - xã hội, công chức, cán bộ không chuyên trách xã và các Trưởng ấp được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan. Đại biểu mời tham dự được phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết.

b) Nội dung phiên họp:

Nội dung phiên họp của UBND xã gồm những vấn đề được quy định tại khoản 1 Điều 3 Quy chế này.

c) Trình tự phiên họp:

- Chủ tịch UBND chủ tọa phiên họp. Khi Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền các Phó Chủ tịch chủ tọa phiên họp;

- Công chức Văn phòng – Thống kê báo cáo số thành viên UBND xã có mặt, vắng mặt, đại biểu được mời dự và chương trình phiên họp;

- Chủ Đề án (nếu có Đề án) báo cáo tóm tắt Đề án, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, những vấn đề cần thảo luận và xin ý kiến tại phiên họp;

- Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến;

- Chủ tọa phiên họp kết luận từng đề án và lấy biểu quyết, Đề án được thông qua nếu được quá nửa tổng số thành viên UBND xã biểu quyết tán thành;

Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tọa yêu cầu chuẩn bị thêm để trình lại vào phiên họp khác;

- Chủ tọa phát biểu ý kiến kết luận phiên họp.

2. Giao ban của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND xã:

a) Hàng tuần, vào sáng thứ hai, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban để kiểm điểm tình hình trong tuần, thống nhất chỉ đạo các công tác tuần kế tiếp; xử lý các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của UBND, HĐND xã, UBND huyện; chuẩn bị nội dung các phiên họp UBND xã, các hội nghị, cuộc họp khác do UBND xã chủ trì triển khai.

Thường trực HĐND, Chủ tịch UBMTTQ Việt Nam xã và người đứng đầu các ban, ngành, đoàn thể xã và cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã được mời tham dự khi bàn về các vấn đề có liên quan;

b) Trình tự giao ban:

- Công chức Văn phòng – Thống kê xã báo cáo những công việc chính đã giải quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý; chương trình công tác tuần này;

- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một số vấn đề thuộc thẩm quyền và xử lý các nội dung công tác.

3. Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND xã triệu tập các Trưởng ấp, một số cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã, ấp họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ cấp bách.

4. Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, UBND xã họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND, Chủ tịch UBMTTQ và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân xã, cán bộ không chuyên trách và công chức xã, Trưởng các ấp để thông báo tình hình kinh tế, xã hội, kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới.

5. Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của UBND xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tổ chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên.

6. Làm việc với Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan chuyên môn huyện tại xã:

a) Theo chương trình đã được UBND huyện thông báo, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo các Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND xã, các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã có liên quan cùng Công chức Văn phòng – Thống kê xã chuẩn bị nội dung, tài liệu làm việc với UBND huyện và các cơ quan chuyên môn huyện.

b) Căn cứ nội dung công tác cụ thể, Chủ tịch UBND xã có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung và trực tiếp làm việc với các cơ quan chuyên môn huyện, báo cáo kết quả và xin ý kiến Chủ tịch về những công việc cần triển khai.

7. Các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã phải tham dự đầy đủ và đúng thành phần quy định các cuộc họp, tập huấn do cấp trên triệu tập; sau khi dự họp, tập huấn xong phải báo cáo kết quả cuộc họp và kế hoạch công việc cần triển khai với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách.

8. Việc tổ chức các cuộc họp và tiếp khách của UBND xã phải quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm, chống lãng phí.

9. Trách nhiệm của công chức Văn phòng – Thống kê trong phục vụ các cuộc họp và tiếp khách của UBND xã:

a) Chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc, cùng với các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách chuẩn bị các điều kiện phục vụ.

b) Theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, phối hợp với cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp, làm việc; gửi giấy mời và tài liệu đến các đại biểu; ghi biên bản các cuộc họp.

Điều 11. Giải quyết các công việc của Ủy ban nhân dân xã.

1. Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức theo cơ chế "Một cửa" "Một cửa liên thông" từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại UBND xã; ban hành quy trình về tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quả cho công dân theo quy định hiện hành.

2. Công khai, niêm yết tại trụ sở UBND xã các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, của HĐND, UBND xã; các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của công dân, tổ chức; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và công dân; xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân của cán bộ, công chức xã.

3. UBND xã có trách nhiệm chỉ đạo việc phối hợp các bộ phận có liên quan của UBND xã hoặc với UBND huyện để giải quyết công việc của công dân và tổ chức; không để người có nhu cầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần.

4. Bố trí đủ cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã có năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp với công dân và tổ chức làm việc ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trong khả năng cho phép, cần bố trí phòng làm việc thích hợp, tiện nghi, đủ điều kiện phục vụ nhân dân.

Điều 12. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân.

1. Hàng tuần, Chủ tịch UBND xã bố trí tiếp công dân vào ngày thứ sáu, lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết. Chủ tịch và các thành viên khác của UBND phải luôn có ý thức lắng nghe ý kiến phản ánh, giải quyết kịp thời hoặc hướng dẫn công dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

UBND xã phối hợp với các đoàn thể có liên quan, chỉ đạo cán bộ, công chức tổ chức việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền; không đùn đẩy trách nhiệm lên cấp trên. Những thủ tục hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải được giải quyết nhanh chóng theo quy định của pháp luật. Đối với những vụ việc vượt quá thẩm quyền, phải hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ để công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết.

Trưởng các ấp có trách nhiệm nắm vững tình hình an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội; những thắc mắc, mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, chủ động giải quyết hoặc đề xuất với Ủy ban nhân dân xã kịp thời giải quyết, không để tồn đọng kéo dài.

2. Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác của UBND xã chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tiếp công dân; tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời đến bộ phận, cơ quan có trách nhiệm giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.

Điều 13. Phối hợp giữa Ủy ban nhân dân với Thanh tra nhân dân xã. 

UBND xã có trách nhiệm:

1. Thông báo kịp thời cho Ban Thanh tra nhân dân những chính sách, pháp luật liên quan đến tổ chức, hoạt động, nhiệm vụ của HĐND, UBND xã; các mục tiêu và nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội hàng năm của địa phương.

2. Yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết cho Ban Thanh tra nhân dân.

3. Xem xét, giải quyết kịp thời các kiến nghị của Ban Thanh tra nhân dân; xử lý nghiêm minh người có hành vi cản trở hoạt động của Ban Thanh tra nhân dân hoặc người có hành vi trả thù, trù dập thành viên Ban Thanh tra nhân dân.

4. Thông báo cho Ban Thanh tra nhân dân kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; hỗ trợ kinh phí, phương tiện để Ban Thanh tra nhân dân hoạt động có hiệu quả theo quy định của pháp luật.

Điều 14. Thông tin tuyên truyền và báo cáo.

1. UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức công tác thông tin tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước; các văn bản của HĐND, UBND xã cho nhân dân bằng những hình thức thích hợp; khai thác có hiệu quả hệ thống truyền thanh, Trung tâm VHTT – HTCĐ, nhà văn hoá ấp, tủ sách pháp luật, điểm Bưu điện xã….để tuyên truyền, phổ biến, giải thích đường lối, chính sách, pháp luật.

Khi có vấn đề đột xuất, phức tạp nảy sinh, UBND xã phải báo cáo tình hình kịp thời với UBND huyện bằng phương tiện thông tin nhanh nhất.

2. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, các thành viên UBND, cán bộ, công chức xã, cán bộ không chuyên trách xã, Trưởng các ấp có trách nhiệm tổng hợp tình hình về lĩnh vực và địa bàn mình phụ trách, báo cáo Chủ tịch UBND, để UBND xã báo cáo với Đảng ủy xã, UBND huyện và cơ quan chuyên môn  huyện theo thời gian quy định.

3. Công chức Văn phòng – Thống kê xã giúp UBND, Chủ tịch UBND xã tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND theo định kỳ 6 tháng và cả năm; báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định.

Báo cáo được gửi Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND xã và UBND huyện, đồng gửi các thành viên UBND xã, Ban thường trực UBMTTQ và các ban, ngành, đoàn thể xã.

Chương V
QUẢN LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Điều 15. Quản lý văn bản.

1. Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua Văn phòng UBND xã. Công chức Văn phòng – Thống kê chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đến, văm bản đị trên phần mềm quản lý văn bản và vào sổ công văn, chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. Các văn bản đóng dấu hoả tốc, khẩn, phải chuyển ngay khi nhận được.

2. Đối với những văn bản phát hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch UBND xã, Công chức Văn phòng – Thống kê xã phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành, đóng dấu và gửi theo đúng địa chỉ, đồng thời lưu giữ hồ sơ và bản gốc.

3. Các vấn đề về chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của UBND xã đều phải được cụ thể hoá bằng các Quyết định của UBND xã. Công chức Văn phòng – Thống kê hoặc cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã ký ban hành chậm nhất là 5 ngày, kể từ ngày phiên họp kết thúc.

Điều 16. Soạn thảo và thông qua văn bản của Ủy ban nhân dân xã.

Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành Quyết định của UBND xã thực hiện theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015.

1. Chủ tịch UBND phân công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản. Cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định; phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh văn bản trình Chủ tịch UBND hoặc Phó Chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định.

2. Đối với các Quyết định của UBND, căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, Chủ tịch UBND tổ chức việc lấy ý kiến của các cơ quan chức năng, các tổ chức, đoàn thể có liên quan và của nhân dân tại các thôn, các khu dân cư để chỉnh lý dự thảo.

Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo phải gửi Tờ trình, dự thảo Quyết định, bản tổng hợp ý kiến góp ý và các tài liệu có liên quan đến các thành viên UBND chậm nhất là 03 ngày trước ngày họp UBND.

3. Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành Quyết định sau khi được UBND quyết định thông qua.

4. Trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp, Chủ tịch UBND chỉ đạo việc soạn thảo, ký ban hành Quyết định, Chỉ thị theo quy định tại Điều 48 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

Điều 17. Thẩm quyền ký văn bản.

1. Chủ tịch UBND ký các văn bản trình UBND huyện và HĐND xã; các Quyết định, Chỉ thị của UBND xã, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại Điều 36 Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2016 và Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015.

Khi Chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay. Các Phó Chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay.

2. Các Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công.

Điều 18. Kiểm tra tình hình thực hiện văn bản.

Chủ tịch UBND trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, văn bản của HĐND và UBND xã, kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản đó, báo cáo cấp có thẩm quyền bổ sung, sửa đổi.

Các Phó Chủ tịch, các ủy viên UBND, cán bộ, công chức, cán bộ không trách xã, Trưởng các ấp theo nhiệm vụ được phân công phải thường xuyên sâu sát từng ấp, tổ nhân dân, hộ gia đình, kiểm tra việc thực hiện các đường lối, chủ trương, của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước của mọi công dân trên địa bàn xã.

​ Chương VI

                  ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH.

Điều 19. Ủy ban nhân dân xã giao nhiệm vụ cho Công chức Văn phòng - Thống kê chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra thực hiện Quy chế làm việc của UBND xã.

Điều 20. Các Ủy viên UBND xã; các ban, ngành chuyên môn thuộc UBND xã; các cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã, Trưởng các ấp chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 21. Việc sửa đổi, bổ sung bản Quy chế này do UBND xã xem xét quyết định theo đề nghị của các Ủy viên UBND xã./.