Trong quá trình giải quyết thủ tục hành
chính, các bộ phận chuyên môn phải nhập cùng lúc nhiều dữ liệu vào phần mềm,
vừa phải ghi chép vào sổ lưu trữ (sổ lĩnh vực hộ tịch, các sổ chứng thực, sổ
quản lý thu phí, lệ phí, sổ tiếp nhận lĩnh vực địa chính), làm mất thời gian xử
lý hồ sơ đáp ứng yêu
Các phần mềm ở địa phương đang sử dụng thường
xuyên bị lỗi, nhất là lĩnh vực hộ tịch, nhưng lại không được khắc phục kịp
thời, dẫn đến khó khăn trong khâu tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Nhìn ở góc độ địa
phương, còn tác nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện công tác cải cách hành chính
là việc tổ chức tuyên truyền cho người dân về cải cách hành chính
chưa được thực hiện thường xuyên và đa số người dân ở nông thôn, trình độ văn
hóa thấp, chưa hiểu nhiều về công nghệ thông tin, chưa có điện thoại thông
minh... dẫn đến người dân thực hiện việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và dịch vụ bưu chính công
ích còn thấp…”.
Với hệ
thống mạng, phần mềm tại phường đôi lúc bị lỗi, gây khó khăn cho việc chuyển
trả hồ sơ của công dân. Hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu
chính công ích còn rất thấp do địa bàn xã, việc đi lại thuận tiện nên người dân
ít có nhu cầu. Việc thực hiện thanh toán trả phí không dùng tiền mặt thông qua
quét mã QR còn thấp, chưa đáp ứng yêu cầu hiện nay.
Từ những khó khăn, vướng mắc trên, lãnh đạo
UBND cấp xã kiến nghị cấp có thẩm quyền tháo gỡ. Trước hết là, nhìn chung cơ sở
vật chất tại bộ phận một cửa cấp xã còn chưa đồng bộ, cần sớm được đầu tư để
bảo đảm chất lượng tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân. Trong đó,
máy quét (scan) được xác định là thiết bị cần thiết và quan trọng trong quá
trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính nhưng tại bộ phận một cửa cần
được trang bị thêm để phục vụ cho công việc. Cần sớm tổ chức các lớp tập huấn
về chuyên môn, nghiệp vụ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; tập huấn nghiệp
vụ cho công chức chuyên môn kết hợp với công chức “một cửa” tiếp nhận hồ sơ,
tạo điều kiện thuận lợi trong cơ chế phối hợp. Tiếp tục tổ chức tập huấn nghiệp
vụ kiểm soát thủ tục hành chính cho công chức. Bên cạnh đó, khắc phục lỗi phần
mềm, đây được xem là nguyên nhân chính dẫn đến xử lý hồ sơ quá hạn.
Để nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành
chính, hơn hết cần giải quyết khó khăn về cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng
bộ phận một cửa để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Trước hết, cán bộ, công
chức xã cần chủ động, linh hoạt, sáng tạo khắc phục khó khăn. Xây dựng và nhân
rộng những mô hình hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, hướng tới nâng
cao số lượng người dân sử dụng và đăng ký dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ
công mức độ 3, 4, vì hiện nay con số đăng ký này còn thấp trên địa bàn xã. Bên
cạnh đó, lãnh đạo UBND xã kịp thời rà soát, tham mưu, đề xuất cấp trên giải
quyết, cũng như tháo gỡ khó khăn, vướng mắc ở bộ phận một cửa, phục vụ và tạo
sự hài lòng cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính.