1. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?
Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP giải thích:
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng
hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Trong đó, theo Điều 10 Nghị định 45, bản sao điện tử được chứng
thực từ bản chính dạng văn bản giấy này có giá trị sử dụng thay cho bản chính
trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Về thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, căn cứ
Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền
và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan,
tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc
chứng nhận.
+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách
nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
2. Hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử
từ bản chính
Điều 10 Nghị định 45/2020 hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao
điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
- Cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ
sở chứng thực bản sao.
- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp
pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử,
nhập lời chứng chứng thực và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ
quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
Hiện nay thông qua cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia, người dân
có thể đặt trước lịch chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo các bước:
Bước 1: Truy cập vào cổng Dịch vụ công
quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công
nổi bật”.
Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản
sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam
cấp hoặc chứng nhận”
Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin
thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư
pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý], như
sau:
Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực,
chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn.
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và
chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].
Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn
hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và
thời gian hẹn.
Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms
tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.
Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký
chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí
chứng thực.
Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã
được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch
vụ công Quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch
vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua
địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.