​1.  Bối cảnh của giải pháp:

Cải cách hành chính là một yếu tố hết sức quan trọng để thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Nhà nước.

Trong những năm qua, UBND xã Nhân Nghĩa luôn chú trọng đến công tác cải cách hành chính. Xem đây là nhiệm vụ trọng tâm, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương cũng như nâng cao sự hài lòng của người dân. Công tác chỉ đạo, điều hành về cải cách hành chính của UBND xã Nhân Nghĩa luôn đúng tiến độ, lãnh đạo địa phương thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở.

Nhằm tạo thuận lợi cho người dân khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), từ năm 2016, xã Nhân Nghĩa đã triển khai thực hiện mô hình một cửa liên thông hiện đại để tiếp nhận và giải quyết TTHC cho người dân. Từ 01/01/2019, UBND xã Nhân Nghĩa đã tiến hành tác nghiệp trên phần mềm hộ tịch của Bộ Tư Pháp khi tiếp nhận và giải quyết TTHC.

Để tiếp tục triển khai có hiệu quả công tác CCHC, UBND xã Nhân Nghĩa sẽ bám sát mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên chỉ đạo, xây dựng kế hoạch thực hiện công tác CCHC theo nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh những hạn chế trong CCHC; nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức, phát huy tìm tòi sáng tạo các mô hình, sáng kiến mới để đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong công tác tại địa phương.

2.     Lý do chọn giải pháp:

Căn cứ Luật Cư trú và các văn bản hứng dẫn thi hành; Quyết định số 1380/QĐ-TTg ngày 18/10/2018 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt “Đề án thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ chi phí mai táng/hưởng mai táng phí” Quyết định số 3779/QĐ-UBND ngày 20/11/2019 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc ban hành quy trình thực hiện liên thông các thủ tục hành chính (TTHC) về đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ chi phí mai táng, hưởng mai táng phí.

Ngày 20/11/2019 chủ tịch tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3779/QĐ-UBND về việc công bố quy định phối hợp thực hiện liên thông các thủ tục này nhằm quán triệt nguyên tắc cơ chế một cửa và một cửa liên thông trong giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác giải quyết TTHC, bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan chức năng trong thực hiện liên thông các TTHC theo đề án của Chính phủ…. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức, hộ gia đình trong thực hiện TTHC, từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ thuộc các lĩnh vực hộ tịch, cư trú, bảo hiểm xã hội, lao động thương binh xã hội và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong các lĩnh vực này.

Đây là mô hình triển khai “3 trong 1” khi giải quyết “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hưởng mai táng phí”; đảm bảo tiêu chí: Nhanh, gọn, hiệu quả, tiết kiệm, đem tới sự hài lòng cho người dân - những người được hưởng lợi ích trực tiếp từ mô hình này.

Nếu như trước đây người dân phải đến nhiều cơ quan khác nhau để giải quyết từng thủ tục Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí (Công chức Tư pháp hộ tịch đăng ký khai tử, Công an xã đăng ký xóa đăng ký thường trú, Công chức Văn hóa – Xã hội làm hồ sơ để nghị hưởng chế độ tử tuất, lập hồ sơ hỗ trợ mai táng phí gửi Bảo hiểm xã hội huyện giải quyết hưởng chế độ tử tuất (trợ cấp tuất và trợ cấp mai tàng phí), Phòng Lao Động Thương binh và Xã hội huyện giải quyết hồ sơ hưởng mai táng phí cho đối tượng Bảo trợ xã hội). Do đó tạo ra sự lãng phí về thời gian, tốn kém về kinh phí cho cả người dân và cơ quan nhà nước vì mỗi cơ quan phải làm một bộ hồ sơ, khai đi khai lại nhiều thông tin cá nhân trùng lặp.

Khi thực hiện liên thông thủ tục Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí, người dân chỉ cần đến một nơi (bộ phận một cửa của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn) nộp hồ sơ và nhận 4 kết quả (Trích lục khai tử ( bản chính, bản sao); Sổ hộ khẩu đã xóa đăng ký thường trú cho người chết; Quyết định về việc hưởng chế độ tử tuất hàng tháng hoặc một lần; Quyết định và hổ trợ chi phí mai táng) cùng tại nơi này. Chính từ việc triển khai mô hình liên thông này đã tạo ra sự gắn kết giữa các cơ quan có liên quan khi giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu của người dân thay vì trước đây các thủ tục này được thực hiện riêng lẻ, khép kín trong từng ngành.

Người dân đánh giá rất cao sự tiện lợi khi liên thông 04 thủ tục, giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí đi lạị và hơn hết là thời gian, công sức khi phải qua lại nhiều cơ quan. Tuy nhiên, có một điểm khiến người dân bức xúc, phải ghi thông tin lập lại nhiều lần đó là về tờ khai khi Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ mai táng phí. Cụ thể, khi đến làm thủ tục, người dân phải điền thông tin vào 04 tờ khai như sau:

- Tờ khai đăng ký đăng ký khai tử;

- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (HK02);

- Tờ khai của thân nhân (Mẫu 09-HSB);

- Văn bản hoặc đơn đề nghị của cơ quan, tổ chức, hộ gia đình hoạc cá nhân đứng ra tổ chức mai táng cho đối tượng

Mặc dù đã liên thông 03 thủ tục nhưng công dân vẫn phải làm 03 tờ khai với những thông tin gần như là “khai đi khai lại”, nhiều mục trong tờ khai lặp đi lặp lại, khiến công dân bối rối, không biết viết như thế nào mới đúng.

Công chức Tư pháp – hộ tịch phải hướng dẫn cho dân khai nhiều tờ, mất khá nhiều thời gian; trong khi đó, 1 buổi làm việc công chức Tư pháp – hộ tịch phải tiếp ít nhất từ 10 đến 15 công dân đến thực hiện các thủ tục chứng thực, kết hôn, khai sinh, xác nhận tình trạng hôn nhân,.... Ngoài ra, công chức Tư pháp – hộ tịch còn phải dành từ 30 đến 40 phút để kiểm tra hoàn tất toàn bộ hồ sơ “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí”.

Qua khảo sát, một công dân mất trung bình từ 10 đến 15 phút để khai xong một tờ khai. Như vậy với thủ tục liên thông này, ngay từ bước 1, công dân mất từ 45 phút đến 60 phút để điền đầy đủ thông tin cho tất cả các tờ khai.

- Tờ khai đăng ký khai tử: 15 mục cần điền.

- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: 21 mục cần điền

- Tờ khai nhân thân: 13 mục cần điền

- Đơn đề nghị hỗ trợ kinh phí mai táng đối tượng bảo trợ xã hội: 09 mục cần điền

Tổng cộng có 58 mục cần điền.

Do đó, nếu có thể hợp nhất 3 tờ khai, đơn giản hóa các mục cần điền thông tin thì có giảm rất nhiều thời gian, công sức cho công dân cũng như cơ quan nhà nước.

Từ những lý do trên tôi xin đưa ra mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính về lĩnh vực Hộ tịch liên thông đó là: Giải pháp cải cách hành chính trong việc kết hợp “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí”

3.     Phạm vị và đối tượng nghiên cứu:

Các cơ quan quản lý nhà nước về hộ tịch, cư trú, bảo hiểm xã hội, lao động - thương binh và xã hội.

 Các cơ quan thực hiện việc đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú và thực hiện thủ tục hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ chi phí mai táng/hưởng mai táng phí.

 Cá nhân có yêu cầu thực hiện liên thông các thủ tục hành chính: Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú và thực hiện thủ tục hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ chi phí mai táng/hưởng mai táng phí.

4. Mục đích nghiên cứu:

Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức, hộ gia đình trong thực hiện thủ tục hành chính, từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ thuộc các lĩnh vực hộ tịch, cư trú, bảo hiểm xã hội, lao động, thương binh và xã hội góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong các lĩnh vực này.

Giảm chi phí, hạn chế việc gây phiền hà, khó khăn nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân trong việc thực hiện thủ tục hành chính, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.

Nâng cao trách nhiệm và tính chủ động, tích cực của cán bộ, công chức và cơ quan nhà nước, góp phần xóa bỏ các hành vi tiêu cực, nhũng nhiễu trong giải quyết các việc của người dân.

Đáp ứng yêu cầu công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, cư trú, bảo hiểm xã hội, lao động, thương binh và xã hội.

II. PHẦN NỘI DUNG:

1.     Thực trạng của giải pháp đã biết:

Từ thực tế hiện nay, liên thông 4 trong 1 được khuyến khích thực hiện với mục tiêu giảm thiểu thời gian, giảm thiểu chi phí giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.

Hầu hết, công dân khi làm thủ tục đăng ký khai tử, đều có nhu cầu được xóa đăng ký thường trú và các trợ cấp khác

Vì muốn tiết kiệm thời gian và công sức đi lại cho người dân, công chức Tư pháp – Hộ tịch thường phải giải thích và hướng dẫn người dân sau khi đăng ký khai tử làm tiếp thủ tục xóa đăng ký thường trú và hỗ trợ mai táng phí. Như vậy, công dân phải khai 03 tờ khai liên tục.

Điều này khiến công dân không hài lòng vì rườm rà, mất thời gian, công chức Tư pháp – Hộ tịch lại tốn nhiều thời gian giải thích, hướng dẫn.

Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài hướng đến việc cải tiến trình tự, thủ tục “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí” cụ thể là công dân chỉ cần khai 01 tờ khai nhưng có thể nhận được 03 kết quả.

2.     Nội dung sáng kiến:

Sáng kiến: gộp chung “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí”

Công dân nộp hồ sơ đăng ký khai tử tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí với đầy đủ các giấy tờ cần thiết, hợp lệ sẽ điền thông tin vào tờ khai “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí”, tuy nhiên tờ khai mới này được cải tiến, thêm vào đó các nội dung: ( có tờ khai mẫu kèm theo)

 Họ, chữ đệm, tên chủ hộ (1):...................................Quan hệ với chủ hộ:....................

Nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (2):.................................................................

.........................................................................................................................................

  Hưởng chế độ tử tuất        Mã số bảo hiểm xã hội:..........................................

            Hưởng chế mai táng phí          

         Đề nghị cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú và giải quyết hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ kinh phí mai táng phí cho người được khai tử có tên trên theo đúng quy định.

Như vậy thay vì làm 3 tờ khai, đề xuất sáng kiến công dân chỉ phải khai 1 tờ khai, với tổng cộng 25 mục cần điền thông tin. So với ban đầu, với 3 tờ khai thì công dân phải điền thông tin vào 58 mục giảm được hơn 43% các mục cần điền.

Công chức Tư pháp – Hộ tịch sau khi nhận đủ nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ, phù hợp thì công chức Tư pháp -  hộ tịch cập nhật thông tin khai tử vào phần mềm một cửa điện tử cấp xã và phần mềm hộ tịch, ghi nội dung đăng ký khai tử, cùng người đăng ký khai tử ký tên vào sổ. Chủ tịch UBND cấp xã ký trích lục khai tử cấp cho người yêu cầu đăng ký khai tử. Đồng thời chuyển hồ sơ qua Công an xã đăng ký xóa đăng ký thường trú và chuyển hồ sơ cho Công chức Văn hóa – Xã hội làm hồ sơ đề nghị hưởng chế độ tử tuất/hỗ trợ mai táng phí gửi Bảo hiểm xã hội huyện hoặc Phòng Lao Động thương binh và xã hội huyện giải quyết theo đúng quy định.

* Thời hạn giải quyết hồ sơ:

- Thời hạn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hưởng chế độ tử tuất, hỗ trợ mai táng phí, hưởng mai táng phí tối đa không quá 23 ngày làm việc, kể từ ngày nộp đủ hồ sơ theo quy định. Trong đó thời hạn giải quyết lá 17 ngày làm việc; thời gian chuyển hồ sơ là 6 ngày làm việc.

* Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: 

- Trích lục khai tử (bản chính)

- Sổ hộ khẩu đã xóa đăng ký thường trú cho người chết

 - Quyết định về việc hưởng chế độ tử tuất hàng tháng hoặc một lần/ Quyết định và hỗ trợ chi phí mai táng.

3. Lưu đồ giải quyết:

Biên tập- Phan Văn Thiệu​