​Phần mềm quản lý văn bản được thiết kế trên giao diện Access. Phần mềm cho phép cán bộ Văn thư Lưu trữ cập nhập các văn bản đến và đi trong ngày của UBND và chuyễn tiếp cho các bộ phận để xử lý. Mỗi ngày bộ phận một cửa phải tiếp nhận nhiều loại công văn, giấy tờ khác nhau cần phải xử lý. Đây không chỉ là bộ phận tiếp nhận công văn đi và đến mà còn phụ trách quản lý hồ sơ, giấy tờ lưu trữ qua các năm. Đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, tìm kiếm và chia sẻ nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

​

Phần mềm quản lý công văn đáp ứng được các nhu cầu của UBND xã Quảng Tiến: Công nghệ công tác văn thư lưu trữ; Cập nhật thông tin tài liệu dễ dàng, chính xác; Tìm kiếm và khai thác tài liệu nhanh chóng khi cần; Phân loại tài liệu lưu trữ theo từng mục khoa học: theo tên, loại văn bản; ngày ký; ngày ban hành; ký hiệu; Quản lý và theo dõi các hoạt động sử dụng tài liệu trên cùng hệ thống; Sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết; Quản lý các văn bản cá nhân hiệu quả; Bảo mật thông tin an toàn, hạn chế rủi ro thất thoát.

Sau khi xử dụng phần mềm, cán bộ văn thư tìm kiếm các văn bản nhanh, không tốn nhiều thời gian như trước đây, không còn lưu trữ như trước trong phần excel rồi phải tìm kiếm văn bản phải tốn thời gian và công sức./.

Quốc Việt​