Thực hiện mô hình “phòng họp không giấy tờ” làm tăng cường sự tương tác giữa các thành viên dự họp trên nền tảng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, thực thi công vụ và tiết kiệm, chống lãng phí nguồn ngân sách của nhà nước.

Mã QR Code ra đời năm 1994, viết tắt của Quick response code (Mã phản hồi nhanh) hay còn gọi là mã vạch ma trận (matrix-barcode) lưu trữ được nhiều thông tin hơn, hiện nay mã QR được sử dụng rộng rãi trong thương mại, y tế, văn hóa, các hoạt động thanh toán và trong nhiều lĩnh vực khác. Các thông tin được mã hoá thành các điểm ảnh (đen trắng), nội dung sẽ thành một ảnh QR thường là một hình vuông nhỏ. Dùng phần mềm nhận dạng hình ảnh trên điện thoại thông minh hoặc máy tính quét mã sẽ đọc được các thông tin đã được mã hoá.

Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị các file tài liệu đã được định dạng PDF.

Bước 2: Truy cập trang https://drive.google.com/drive/u/4/home, tạo thư mục và đăng tải các file tài liệu.

Bước 3: Sao chép đường link tài liệu dán đường chia sẻ vào các trang web tạo QR Code miễn phí để tạo mã.

Bước 4: Tải mã QR code về và sử dụng.

QR code được tạo ra với những thao tác đơn giản như trên. Tuy nhiên, việc sử dụng mã này lại mang đến nhiều lợi ích như cung cấp tài liệu cho các cuộc họp hội nghị, tiết kiệm được chi phí mua sắm giấy in, mực in và quan trọng là góp phần bảo vệ môi trường, không phải tiêu hủy các tài liệu giấy sau cuộc họp.

Ngoài ra, công tác gửi, nhận tài liệu, văn bản, giấy mời họp… qua môi trường mạng được thực hiện nhanh chóng. Ngoài tiết kiệm chi phí, thời gian thìsự tiện lợi, nhanh chóng, chính xác là yếu tố đáp ứng điều kiện mà các cuộc họp giấy tờ trước đây còn thiếu.

Việc cung cấp thông tin QR code đến người sử dụng cũng rất đơn giản, mã QR code sau khi tải về được in lên một góc nhỏ tại giấy mời, các tài liệu in khác của cuộc họp, hội nghị… hoặc trình chiếu trên màn hình trước khi bắt đầu để đại biểu có thể kịp thời khai thác.

Như vậy, chỉ cần thao tác quét mã QR code bằng smartphone hoặc thiết bị di động có kết nối internet, người dùng có thể nhanh chóng có các thông tin liên quan cần thiết. Nhiều cuộc họp và hội nghị của Hội phụ nữ xã Xuân Hòa đã sử dụng phương pháp này để cung cấp thông tin, tài liệu cho các đại biểu, thành viên tham dự, góp phần xây dựng một “phòng họp không giấy tờ” , làm giảm bớt được rất nhiều cho phí cho cơ quan, thời gian và hiệu quả cũng cải tiến hơn nhiều so với phòng họp giấy truyền thống. Với ứng dụng này, dữ liệu được lưu trữ không giới hạn về dung lượng và thời gian, mang lại nhiều tiện dụng cho cả người gửi và người dùng. Thậm chí, tài liệu còn được khai thác từ sớm ngay khi mã QR được gửi đến. Việc quét mã QR để khai thác tài liệu với tính ứng dụng cao dự báo sẽ là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Hy vọng rằng, cách làm này sẽ ngày càng được lan tỏa, nhân rộng để hiện thực hóa chủ trương “phòng họp không giấy tờ”, qua đó góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính.

Tạo mã QR code để tích hợp tài liệu dưới dạng điện tử có thể thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau: Google Drive, … Tại Hội phụ nữ xã sử dụng tích hợp tài liệu điện tử trên nền tảng  Google Drive và Trang thông tin điện tử của xã vì bên cạnh tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị… thì trên Trang thông tin điện tử của xã còn đăng tải rất nhiều các thông tin về các chương trình của các cấp. Việc truy cập vào  Google Drive, Trang thông tin điện tử để khai thác tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị.., bên cạnh đó người dùng dễ dàng tìm kiếm và có thêm các thông tin hữu ích khác về công tác phụ nữ, góp phần tuyên truyền rộng rãi, phổ biến về ý nghĩa, mục đích, nội dung của các chương trình phụ nữ đã và đang được Đảng, Nhà nước quan tâm.​