​Ngày 08/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/5/2020.

Hiện nay xã hội ngày càng phát triển, hiện đại thì việc ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện thủ tục hành chính và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử lại càng trở nên phù hợp, trong đó có thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia (Cổng DVCQG).

Dưới đây xin giới thiệu đến người dân, doanh nghiệp một số quy định pháp luật và những lợi ích trong việc thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:

1. Khái niệm

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

2. Cách thức người dân, doanh nghiệp tạo tài khoản giao dịch điện tử (Tài khoản dịch vụ công quốc gia)

Người dân, doanh nghiệp truy cập vào cổng DVCQG tại địa chỉ: h ttps://dichvucong.gov.vn/ để thực hiện các bước tạo tài khoản giao dịch điện tử. Sau đó, chọn tên thủ tục: “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”. Tại đây, người dân, doanh nghiệp chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện (tương ứng với đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh) để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực. Sau khi đặt lịch hẹn thành công, người dân, doanh nghiệp trực tiếp đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, đồng thời mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực theo quy định. Kết quả trả về tài khoản DVCQG hoặc địa chỉ email mà người dân, doanh nghiệp cung cấp.

3. Lợi ích của chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng DVCQG

Người dân, doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện Chứng thực bản sao từ bản chính truyền thống như hiện nay, hoặc lựa chọn thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh thực tế của mình.

Theo cách thức thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính truyền thống: Người yêu cầu chứng thực phải đến cơ quan có thẩm quyền, sau đó đưa bản chụp giấy tờ, tài liệu từ bản chính (bản photo), đồng thời xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, thì xác nhận, đóng dấu của cơ quan vào bản sao đó. Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả và đóng phí tại nơi nộp hồ sơ. Đồng thời về thời gian thực hiện thủ tục chứng thực này theo quy định là 01 ngày làm việc, trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì sẽ trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Đối với chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì người dân chỉ cần đến cơ quan thực hiện chứng thực một lần duy nhất để xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực và đóng phí, còn kết quả bản sao điện tử sẽ được gửi qua hộp thư điện tử hoặc tài khoản giao dịch điện tử của người dân, doanh nghiệp, do đó tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại của người dân, doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp có quy định khác”. (Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).

Như vậy, theo quy định hiện hành thì bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và đặc biệt lợi ích lớn nhất mà nó mang lại đó chính là loại bỏ được tình trạng phải nộp bản sao chứng thực (hoặc phải xuất trình bản chính để xác minh hồ sơ) khi thực hiện thủ tục hành chính, chỉ cần thực hiện thủ tục một lần nhưng có thể sử dụng nhiều lần trong các thủ tục khác (nếu giấy tờ chứng thực còn giá trị sử dụng). Do đó, người dân, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng bản sao để thực hiện các dịch vụ công trực tuyến khác khi có yêu cầu giấy tờ cần chứng thực đã được cung cấp trên môi trường điện tử.​​