ỦY BAN NHÂN DÂN           CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

  XÃ TRUNG HÒA                            Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ LÀM VIỆC

CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG HÒA

 KHOÁ XI NHIỆM KỲ 2016 - 2021

(Ban hành kèm theo Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 12 tháng 8 năm 2016 của UBND xã Trung Hòa khóa XI, nhiệm kỳ 2016 - 2021)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của UBND xã Trung Hòa.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch, các Ủy viên UBND xã, công chức, cán bộ không chuyên trách xã, các ngành trực thuộc, Trưởng các ban ấp cùng các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với UBND xã chịu sự điều chỉnh của quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của UBND xã:

1. UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân với tinh thần chủ động, sáng tạo của từng thành viên UBND xã. Trong đó vai trò của Chủ tịch UBND là người chịu trách nhiệm chính, mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.

2. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND xã và phối hợp chặt chẽ với UBMTTQ xã cùng các đoàn thể chính trị - xã hội của xã trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ.

3. Giải quyết công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời, hiệu quả, chống tham nhũng, lãng phí.

CHƯƠNG II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA UBND XÃ

Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND xã:

UBND xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015, thảo luận tập thể và Quyết định theo đa số các vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã.

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã:

1. Chủ tịch UBND xã là người chỉ đạo, điều hành công việc của UBND xã, giải quyết công việc theo quy định tại Điều 36, Điều 121 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và những vấn đề mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND xã quyết định.

2. Trực tiếp chỉ đạo giải quyết các vấn đề quan trọng, cấp bách có liên quan đến nhiều lĩnh vực, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn, những vấn đề còn ý kiến khác hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và các Uỷ viên UBND xã.

3. Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm phân công các Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND xã và ủy quyền cho Phó Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo công việc khi Chủ tịch đi vắng.

4. Thường xuyên trao đổi và thông tin công tác với Bí thư Đảng uỷ, Thường trực HĐND các vấn đề quan trọng phát sinh trong thực hiện chủ trương chính sách của Đảng và Nghị quyết HĐND cùng cấp. Phối hợp chặt chẽ với UBMTTQ xã cùng các đoàn thể chính trị - xã hội quan tâm xem xét, tiếp thu ý kiến đối với công tác của UBND xã.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND xã:

1. Phó Chủ tịch UBND xã được Chủ tịch UBND xã phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác theo Điều 122 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch UBND xã chỉ đạo trực tiếp các ban, ngành trực thuộc UBND xã, cán bộ, công chức thuộc khối quản lý trong thực thi nhiệm vụ được phân công.

2. Phó Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước Đảng ủy, HĐND, UBND, Chủ tịch UBND xã. Đồng thời cùng các thành viên khác của UBND xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND xã trước HĐND xã và UBND huyện Trảng Bom.

Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND xã:

1. Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo sự phân công của Chủ tịch UBND xã đồng thời tham gia giải quyết công việc chung của UBND. Cùng các thành viên khác của UBND xã, chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND xã trước HĐND cùng cấp và UBND huyện Trảng Bom.

2. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND và UBND xã về công việc thuộc lĩnh vực được phân công trên địa bàn, chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc, nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực công tác và các công việc khác có liên quan.

3. Phối hợp công tác với các thành viên khác, cán bộ, công chức và Trưởng các ban ấp, giữ mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của UBND huyện để thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công.

Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức xã:

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật cán bộ, công chức cấp xã còn có trách nhiệm:

1. Giúp UBND và Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, đảm bảo sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp trên về lĩnh vực được phân công.

2. Nêu cao tình thần trách nhiệm, chủ động giải quyết công việc được giao sâu sát và tận tụy phục vụ nhân dân, không gây khó khăn, phiền hà cho dân, nếu vấn đề nào vượt quá thẩm quyền giải quyết phải kịp thời báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã để xin ý kiến.

3. Không tự ý chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân của mình cho cán bộ, công chức khác, không tự ý giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức khác. Nếu có liên quan đến cán bộ, công chức khác thì phải chủ động phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch xã xử lý.

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn, tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của UBND xã. Thực hiện trách nhiệm báo cáo kịp thời, chính xác tình hình lĩnh vực công việc phụ trách theo quy định, bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người kế nhiệm khi thay đổi công tác khác.

Điều 8. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ hoạt động không chuyên trách xã và Trưởng các ban ấp:

1. Cán bộ hoạt động không chuyên trách chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về nhiệm vụ chuyên môn được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

2. Trưởng các ban ấp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về mọi hoạt động của ban ấp, tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ trên địa bàn, thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch UBND xã và đề xuất kịp thời những kiến nghị của cá nhân, tổ chức và tổ nhân dân.

Nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác hoà giải ở địa bàn dân cư, phối hợp tốt việc nâng cao chất lượng hoạt động của tổ nhân dân. Trưởng các ban ấp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về chức năng và nhiệm vụ của mình trong việc xác nhận ở địa bàn dân cư, giúp cho UBND xã làm cơ sở giải quyết các thủ tục hành chính của nhân dân. Không được tự ý ký xác nhận không đúng thẩm quyền như các hợp đồng giao dịch, cho phép xây dựng nhà.

CHƯƠNG III

QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 9. Quan hệ với cơ quan chuyên môn huyện:

1. UBND xã và Chủ tịch UBND xã chịu sự chỉ đạo của UBND huyện, chịu trách nhiệm và báo cáo trước UBND huyện. Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được pháp luật quy định, Chủ tịch UBND xã phải báo cáo kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện. Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo tình hình với UBND và cơ quan chuyên môn của huyện theo quy định về chế độ thông tin báo cáo.

2. Chủ tịch UBND xã bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu các lĩnh vực công tác, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của huyện.

Điều 10: Quan hệ với Đảng ủy - HĐND - UBMTTQ Việt Nam và các đoàn thể chính trị, xã hội:

1. Quan hệ với Đảng ủy:

Ủy ban nhân dân xã chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy, thực hiện Nghị quyết của Đảng ủy cùng các chủ trương, chính sách của Đảng cấp trên. Chủ động đề xuất Đảng ủy về phương hướng, nhiệm vụ cụ thể trong phát triển Kinh tế - Xã hội và Quốc phòng - An ninh của xã, giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ Đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.

2. Quan hệ với HĐND xã:

UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã, trực tiếp thực hiện các Nghị quyết của HĐND đồng thời chịu sự giám sát của HĐND, phối hợp với Thường trực HĐND xã trong chuẩn bị chương trình kỳ họp, giải quyết những vấn đề phát sinh  trong quá trình thực hiện Nghị quyết HĐND, trả lời ý kiến chất vấn của Đại biểu HĐND xã.

3. Quan hệ với UBMTTQ Việt Nam và đoàn thể chính trị, xã hội:

UBND xã phối hợp chặt chẽ với UBMTTQ Việt Nam và các tổ chức thành viên tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả nhằm chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân, vận động nhân dân tham gia xây dựng chính quyền vững mạnh. UBND xã có trách nhiệm xem xét giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của UBMTTQ Việt Nam và các đoàn thể xã.

CHƯƠNG IV

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 11: Chế độ hội họp của UBND xã:

1. Phiên họp UBND xã:

- UBND xã mỗi tháng họp 01 lần vào ngày 10 hàng tháng, nếu trùng ngày nghỉ thì do Chủ tịch UBND xã quyết định thời gian cụ thể theo Giấy mời. UBND xã có thể họp bất thường do Chủ tịch quyết định.

- Thành phần tham dự phiên họp gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Thành viên UBND, Chủ tịch UBND mời công chức, cán bộ không chuyên trách, các ngành trực thuộc cùng Trưởng các ban ấp tham dự. Thường trực Đảng ủy - HĐND và Chủ tịch UBMTTQ Việt Nam xã, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân ở xã được mời tham dự khi bàn các vấn đề có liên quan.

- Nội dung phiên họp: Bàn về chương trình làm việc và thông qua các báo cáo của UBND trước khi báo cáo Cấp ủy, HĐND xã và UBND cấp trên các vấn đề quy hoạch, kế hoạch, biện pháp phát triển kinh tế xã hội và an ninh quốc phòng tại địa phương.

- Trình tự phiên họp:

+ Chủ tịch UBND xã chủ trì phiên họp, khi Chủ tịch vắng mặt ủy quyền cho Phó Chủ tịch chủ trì phiên họp.

+ Công chức Văn phòng Thống kê được phân công báo cáo số thành viên UBND xã, công chức, cán bộ không chuyên trách và các ban, ngành trực thuộc UBND xã, đại biểu được mời dự có mặt, vắng mặt.

+ Sau phiên họp, Chủ tịch UBND xã sẽ có văn bản kết luận cụ thể các ý kiến phát sinh để làm cơ sở cho các bộ phận căn cứ thực hiện.

2. Về giao ban đầu tuần:

Sáng Thứ hai hàng tuần Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên UBND xã, toàn thể cán bộ, công chức xã và các ban, ngành, đoàn thể xã tham dự giao ban hàng tuần do Thường trực Đảng ủy chủ trì sau khi thực hiện xong nghi thức chào cờ đầu tuần.

Các thành phần tham dự đăng ký lịch làm việc trong tuần và chuẩn bị nội dung, chương trình các buổi họp, làm việc và các điều kiện phục vụ cuộc họp do lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách.

Điều 12: Chế độ làm việc của UBND xã:

1. UBND xã thực hiện chế độ làm việc giờ hành chính như sau:

- Sáng từ 07 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút.

- Chiều từ 13 giờ 00 phút đến 16 giờ 30 phút.

- Thứ bảy và Chủ nhật nghỉ, riêng các bộ phận thực hiện theo Quyết định số 34/2010/QĐ-UBND ngày 02/7/2010 của UBND tỉnh Đồng Nai tổ chức làm việc vào buổi sáng ngày thứ Bảy hàng tuần để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn xã. Các Phó Chủ tịch UBND xã luân phiên trực lãnh đạo giải quyết công việc vào sáng thứ Bảy hàng tuần.

2. Công chức, cán bộ không chuyên trách, các ngành trực thuộc có trách nhiệm báo cáo định kỳ kịp thời, đầy đủ nội dung cho Văn phòng HĐND - UBND vào ngày 22 hàng tháng. Văn phòng HĐND - UBND xã tổng hợp và hoàn thiện báo cáo gửi huyện, đồng thời gửi Đảng ủy và HĐND xã ngày 25 hàng tháng

Các ban, ngành, đoàn thể, các ấp báo cáo tại phiên họp UBND xã vào ngày 10 hàng tháng.

Điều 13: Giải quyết công việc của UBND xã:

1. Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc của công dân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông từ tiếp nhận yêu cầu hồ sơ đến, trả kết quả thông qua một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND xã.

2. Công khai niêm yết các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước tại Trụ sở UBND xã, các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của công dân, đảm bảo giải quyết nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và cá nhân; xử ký kịp thời mọi nhũng nhiễu, gây phiền hà của cán bộ, công chức xã, không để người dân có nhu cầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần.

Điều 14. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại của công dân:

1. Vào Thứ năm hàng tuần Chủ tịch UBND xã trực tiếp công dân theo lịch đã được công khai. Chủ tịch và các thành viên khác của UBND xã phải luôn có ý thức lắng nghe ý kiến phản ánh của dân và giải quyết kịp thời theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình hoặc hướng dẫn công dân đến cơ quan thẩm quyền để được giải quyết. Các Phó Chủ tịch được Chủ tịch phân công giải quyết một số đơn thư theo lĩnh vực được giao đảm nhận.

2. Cán bộ Tư pháp được phân công chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND xã tiếp công dân, nhận đơn thư khiếu nại tố cáo vào sổ theo dõi, có cập nhật ngày tháng nhận được để kịp thời tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức giải quyết đơn theo thời gian quy định của pháp luật. Quá trình tổ chức hòa giải phải đảm bảo đầy đủ thành phần của Ban hoà giải xã cùng các đại diện các ban, ngành có liên quan.

3. Các Trưởng ban ấp có trách nhiệm nắm vững tình hình an ninh trật tự, những thắc mắc, mâu thuẫn ở địa bàn dân cư, chủ động phối hợp cùng Tổ hòa giải ở các ấp tổ chức giải quyết kịp thời, không để đơn tồn đọng kéo dài.

CHƯƠNG V

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 15. Soạn thảo và ban hành văn bản:

1. Văn phòng HĐND - Ủy ban nhân dân xã giúp UBND, Chủ tịch UBND tổng hợp báo cáo kiểm điểm, chỉ đạo, điều hành của UBND xã theo định kỳ 6 tháng và cả năm; báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định. Ngoài ra cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn  thảo văn bản ở lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về thể thức văn bản theo quy định trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND ký ban hành.

2. Việc quản lý, trao đổi (nhận, gửi, lưu trữ) tất cả các loại văn bản đến và văn bản đi của UBND xã đều thực hiện hoàn toàn thông qua phần mềm quản lý văn bản điện tử I-OFFICE. Văn bản đến được Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng UBND xã vào số và lưu vào mục công văn đến trước khi chuyển cho Chủ tịch UBND xã. Sau đó, Chủ tịch UBND xã căn cứ nội dung văn bản chuyển cho các Phó chủ tịch và cán bộ, công chức liên quan có trách nhiệm xử lý. Đối với văn bản đi của UBND xã, cán bộ, công chức tham mưu phải thực hiện đúng theo quy định về thể thức văn bản trước khi scan gửi đi và lưu trữ vào mục công văn đi tại Bộ phận văn thư.

- Cán bộ Văn thư - Thủ quỹ theo dõi việc đóng dấu, bảo quản con dấu của UBND xã.

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ

Điều 16. Các thành viên UBND xã, Thủ trưởng các ban, ngành chuyên môn; Trưởng các ban ấp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện quy chế này.

Ủy ban nhân dân xã giao nhiệm vụ cho Văn phòng HĐND - UBND xã chủ trì đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã.

Điều 17. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do UBND xã xem xét, quyết định theo đề nghị của Văn phòng HĐND -  UBND xã./.

                                                   TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

                                                            KT. CHỦ TỊCH

                                                           PHÓ CHỦ TỊCH

                                                           Trần Thị Thảo