QUY CHẾ LÀM VIỆC

Của Ủy ban nhân dân xã Phú Điền khóa XII, nhiệm kỳ 2021-2026

(Ban hành kèm theo Quyết định số       /2021/QĐ-UBND ngày 28 tháng 10 năm 2021 của UBND xã)

Chương  I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân xã).     

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân xã; công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã; Trưởng ấp, ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân, các tổ chức và cá nhân có quan hệ làm việc với Ủy ban nhân dân xã chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân xã

1. Ủy ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.

2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.

3. Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân xã.

4. Cán bộ, công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân xã

1. Ủy ban nhân dân xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều 31 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. Ủy ban nhân dân xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số đối với các vấn đề được quy định tại Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND xã.

2. Cách thức giải quyết công việc của UBND xã thực hiện theo Điều 117, Điều 118 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015:

a) Thảo luận và quyết định từng vấn đề tại phiên họp UBND xã thường kỳ hoặc bất thường;

b) Đối với một số vấn đề không nhất thiết phải tổ chức thảo luận tại phiên họp UBND xã hoặc vấn đề cần quyết định ngay nhưng không có điều kiện tổ chức họp UBND xã, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, Văn phòng UBND xã gửi toàn bộ hồ sơ và phiếu xin ý kiến đến từng thành viên Ủy ban nhân dân, các ngành có liên quan (nếu cần thiết) để xin ý kiến.

c) Các quyết định tập thể của UBND xã được thông qua khi có quá nửa (trên 50%) tổng số thành viên Ủy ban nhân dân xã đồng ý. Trường hợp lấy ý kiến các thành viên UBND xã thông qua phiếu thì:

- Nếu vấn đề được quá nửa (trên 50%) tổng số thành viên UBND đồng ý, Văn phòng UBND xã trình Chủ tịch UBND xã quyết định và báo cáo UBND xã trong phiên họp gần nhất;

- Nếu vấn đề chưa được (trên 50%) tổng số thành viên UBND xã đồng ý, Văn phòng UBND xã báo cáo Chủ tịch UBND xã quyết định việc đưa vấn đề ra phiên họp UBND xã gần nhất để thảo luận thêm.

Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Ủy ban nhân dân xã

1. Trách nhiệm chung:

a) Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định các vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Tổ chức và đảm bảo việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức xã, Trưởng ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại địa phương;

b) Không được nói và làm trái các nghị quyết của Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.

2. Phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã:

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định tại Điều 36 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cùng cấp, cơ quan hành chính nhà nước cấp trên, trước nhân dân địa phương và trước pháp luật.

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các Hội nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì Ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân xã.

c) Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân xã.

d) Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân xã và các cán bộ, công chức khác thuộc Ủy ban nhân dân xã, trưởng ấp trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

e) Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó chủ tịch và Ủy viên ủy ban nhân dân xã.

f) Thay mặt Ủy ban nhân dân ký quyết định của Ủy ban nhân dân; ban hành quyết định, chỉ thị và hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó ở địa phương.

g) Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân và các tổ chức theo quy định của pháp luật.

h) Thường xuyên trao đổi công tác với Thường trực Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và người đứng đầu các đoàn thể chính trị-xã hội xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể chính trị-xã hội đối với công tác của Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.

3. Phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã:

a) Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ được giao; cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân. Đối với những vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch quyết định.

b) Tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân; thảo luận và biểu quyết những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân.

c) Ký quyết định, chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy nhiệm.

d) Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết của những thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.

e) Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, các bộ phận, cán bộ, công chức, các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân xã, các ấp tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.

f) Chủ trì và phối hợp liên ngành để xem xét, xử lý những kiến nghị của các bộ phận chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân theo thẩm quyền của Ủy ban nhân dân xã trong phạm vi được phân công. Giải quyết những vấn đề phát sinh hằng ngày thuộc phạm vi mình phụ trách. Định kỳ hoặc đột xuất, Phó Chủ tịch UBND xã làm việc, kiểm tra các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của các bộ phận chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND xã và các ấp.

4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân xã:

a) Thực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành và các nhiệm vụ theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ được giao; cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân. Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch quyết định.

b) Tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân; thảo luận và biểu quyết những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân.

c) Ký quyết định khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy nhiệm.

d) Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết của những thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.

e) Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, cán bộ, nhân viên thuộc quyền, các ấp tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.

Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức cấp xã

Thực hiện các quy định tại Luật Cán bộ, Công chức, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật; các quy định tại Thông tư số 13/2019/TT-BNV ngày 06/11/2019 của Bộ Nội vụ các công chức xã còn có nhiệm vụ:

1) Tham mưu giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo lĩnh vực chuyên môn thuộc mình phụ trách; thường xuyên báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân công. Trong trường hợp nảy sinh vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã để xin ý kiến.

2) Chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo lĩnh vực được giao; chịu sự kiểm tra, hướng dẫn và chỉ đạo về công tác chuyên môn của cơ quan chuyên môn huyện; thường xuyên liên hệ, tranh thủ sự giúp đỡ và kiến nghị, đề xuất vướng mắc với cơ quan chuyên môn cấp trên.

3) Nghiêm túc chấp hành các quyết định dưới các hình thức của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, phải giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quy trình, thủ tục được giao, không để tồn đọng, ùn tắc; trường hợp thực hiện chậm hoặc chưa thực hiện phải kịp thời báo cáo, nêu rõ lý do với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã.

4) Không tự ý chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân cho cán bộ, công chức khác hoặc tự ý giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức khác; trong trường hợp nội dung công việc đó liên quan đến cán bộ, công chức khác thì phải chủ động phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch  UBND để xử lý.

5) Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn phương tiện, trang thiết bị, tài sản công, hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã; thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công việc mình phụ trách.

6) Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách và chịu trách nhiệm trước tập thể UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND về nội dung, trình tự, nguyên tắc thể thức của văn bản đó. Đồng thời có trách nhiệm tham gia góp ý với tổ chức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của UBND xã.

Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ nêu trên, các Công chức chuyên môn UBND xã còn có trách nhiệm thực hiện các công việc do Chủ tịch UBND xã phân công.

Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ không chuyên trách cấp xã, Trưởng ấp

1. Ngoài việc thực hiện các quy định tại quyết định số 22/2018/QĐ-UBND ngày 22/4/2018 của UBND tỉnh Đồng Nai, Cán bộ không chuyên trách cấp xã còn có trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch phân công. 

2. Trưởng ấp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về mọi mặt hoạt động của ấp; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách; đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức và các tổ nhân dân.

Chương III

QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Điều 7. Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện

1. Ủy ban nhân dân xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chịu sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Ủy ban nhân dân huyện.

Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được pháp luật quy định, Ủy ban nhân dân xã phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định hiện hành về chế độ thông tin báo cáo.

2. Ủy ban nhân dân xã chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp huyện trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn xã; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp huyện trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã.

Ủy ban nhân dân xã bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp huyện, tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên.

Điều 8. Quan hệ với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp xã

1. Quan hệ với Đảng ủy xã:

a) Ủy ban nhân dân xã chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy xã trong việc thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên;

b) Ủy ban nhân dân xã chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền.

2. Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã:

a) Ủy ban nhân dân xã chịu sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, báo cáo  trước Hội đồng nhân dân xã; phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng nhân dân xã, xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xã xem xét, quyết định; cung cấp thông tin về hoạt động của Ủy ban nhân dân xã, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu Hội đồng nhân dân xã;

b) Các thành viên Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đại biểu Hội đồng nhân dân; khi được yêu cầu, phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do mình phụ trách;

c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường trực Hội đồng nhân dân xã để nắm tình hình, thu thập ý kiến của cử tri; cùng Thường trực Hội đồng nhân dân xã giải quyết những kiến nghị, nguyện vọng chính đáng của nhân dân.

3. Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã:

Ủy ban nhân dân xã phối hợp chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân; tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả; định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của Ủy ban nhân dân cho các tổ chức này biết để phối hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối chính sách, pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước.

Điều 9. Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng ấp và Tổ trưởng tổ nhân dân

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công các thành viên Ủy ban nhân dân phụ trách, chỉ đạo, nắm tình hình các ấp và tổ nhân dân. Hàng quý, các thành viên Ủy ban nhân dân làm việc với Trưởng ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân thuộc địa bàn được phân công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với ấp, tổ nhân dân để nghe phản ánh tình hình, kiến nghị và giải quyết các khiếu nại của nhân dân theo quy định của pháp luật.

2. Trưởng ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân phải thường xuyên liên hệ với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã để tổ chức quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã để triển khai thực hiện; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt Quy chế dân chủ ở cơ sở.

Trưởng ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tình hình mọi mặt của ấp, tổ nhân dân, đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.

Chương IV

CHẾ ĐỘ HỘI HỌP, GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 10. Phiên họp của Ủy ban nhân dân xã:

1) Chuẩn bị và triệu tập phiên họp:

a) UBND xã mỗi quý họp ít nhất một lần, ngoài ra, tùy tình hình yêu cầu nhiệm vụ công việc để có hội ý hoặc giao ban hàng tháng. Chủ tịch hoặc Phó Chủ UBND  xã được uỷ quyền chủ tọa phiên họp.

b) Cuộc họp của UBND xã liên quan đến nội dung của cán bộ, công chức chuyên môn nào thì cán bộ, công chức chuyên môn đó chịu trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, văn bản chuyển trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch xem xét, quyết định việc trình ra phiên họp; chủ trì, phối hợp chuẩn bị hội trường, âm thanh, nước uống và các điều kiện, vật chất khác có liên quan để tổ chức họp.

c) Văn phòng có nhiệm vụ phối hợp các công chức chuyên môn có liên quan dự kiến chương trình, thời gian, địa điểm và thành phần dự phiên họp, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch quyết định.

Các công chức chuyên môn được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm gửi hồ sơ trình và các tài liệu liên quan phiên họp đến các thành viên UBND xã và đại biểu trước khi phiên họp tiến hành ba (03) ngày làm việc; Văn phòng rà soát, đôn đốc, chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.

2) Thành phần dự phiên họp:

a) Thành viên UBND xã phải tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND, nếu vắng mặt phải được Chủ trì phiên họp đồng ý. Phiên họp UBND xã chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên UBND xã tham dự.

b) Tuỳ theo tính chất, nội dung phiên họp, Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch chủ trì phiên họp quyết định mời lãnh đạo UBND huyện, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, trưởng các Đoàn thể, cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách cấp xã, trưởng các ấp.

c) Đại biểu dự họp không phải là thành viên UBND xã được mời phát biểu ý kiến, nhưng không có quyền biểu quyết.

3) Trình tự phiên họp:

a) Văn phòng báo cáo số thành viên UBND xã và thành phần liên quan có mặt, vắng mặt, thông báo chương trình phiên họp;

b) Chủ tọa điều hành phiên họp; Văn phòng UBND xã phụ trách Thư ký các cuộc họp của UBND.

c) UBND thảo luận nội dung theo trình tự:

Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo trình bày tóm tắt nội dung báo cáo, kế hoạch và những vấn đề cần xin ý kiến của UBND xã.

Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến nói rõ những nội dung đồng ý, không đồng ý, những nội dung cần làm rõ hoặc kiến nghị điều chỉnh, bổ sung;

Công chức chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản phát biểu ý kiến tiếp thu, giải trình những điểm chưa rõ, chưa nhất trí; trả lời các câu hỏi của đại biểu;

Lãnh đạo chủ trì thảo luận về văn bản, kết luận và lấy biểu quyết. Nếu được quá nửa số thành viên UBND xã tán thành thì văn bản được thông qua; trường hợp còn vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị UBND xã chưa thông qua và yêu cầu bộ phận chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản chuẩn bị thêm;

Chủ tọa phát biểu kết thúc phiên họp UBND xã.

4) Biên bản và thông báo kết quả phiên họp:

a) Biên bản phiên họp UBND xã phải được ghi đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu, diễn biến của phiên họp, kết quả biểu quyết (nếu có), ý kiến kết luận của chủ tọa. Biên bản lưu hồ sơ của UBND xã;

b) Sau mỗi phiên họp, trên cơ sở kết luận của Chủ tọa và yêu cầu nội dung công việc để Văn phòng UBND xã ban hành văn bản thông báo kết luận tại phiên họp đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan để theo dõi, đôn đốc và tổ chức thực hiện.

Điều 11. Chế độ thông tin báo cáo

1) UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức công tác thông tin tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, các văn bản của HĐND, UBND xã cho nhân dân bằng những hình thức thích hợp; khai thác có hiệu quả hệ thống truyền thanh, trang thông tin điện tử xã, nhà văn hoá, tủ sách pháp luật để tuyên truyền, phổ biến, giải thích đường lối, chính sách, pháp luật.

Khi có vấn đề đột xuất, phức tạp nảy sinh, UBND xã phải báo cáo tình hình kịp thời với UBND huyện bằng phương tiện thông tin nhanh nhất.

2) Định kỳ vào ngày 12 hàng tháng hoặc đột xuất, các thành viên UBND, cán bộ, công chức xã, các cơ quan đơn vị trực thuộc, Trưởng các ấp có trách nhiệm tổng hợp tình hình về lĩnh vực, cơ quan và địa bàn mình phụ trách, báo cáo Chủ tịch UBND xã  thông qua bộ phận Văn phòng UBND để tổng hợp báo cáo UBND huyện, Ban Thường vụ Đảng ủy và các cơ quan chuyên môn cấp trên theo quy định.

3) Văn phòng UBND xã giúp UBND, Chủ tịch UBND tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND theo định kỳ 6 tháng và cả năm; báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định. Báo cáo được gửi HĐND xã và UBND huyện, đồng gửi các thành viên UBND, Thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội xã.

Điều 12. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân:

1) Hàng tuần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã bố trí ít nhất một buổi để tiếp dân, lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết. Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân phải luôn có ý thức lắng nghe ý kiến phản ánh, giải quyết kịp thời hoặc hướng dẫn công dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Ủy ban nhân dân xã phối hợp với các đoàn thể có liên quan, chỉ đạo cán bộ, công chức tổ chức việc tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền; không đùn đẩy trách nhiệm lên cấp trên. Những thủ tục hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải được giải quyết nhanh chóng theo quy định của pháp luật. Đối với những vụ việc vượt quá thẩm quyền, phải hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ để công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết.

Trưởng ấp, Tổ trưởng tổ nhân dân có trách nhiệm nắm vững tình hình an ninh trật tự, những thắc mắc, mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, chủ động giải quyết hoặc đề xuất với Ủy ban nhân dân xã kịp thời giải quyết, không để tồn đọng kéo dài.

2) Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác của Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tiếp công dân; tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời đến bộ phận, cơ quan có trách nhiệm giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.

3) Tổ chức hội nghị trao đổi, đối thoại giữa Ủy ban nhân dân xã với Nhân dân: Việc tổ chức hội nghị trao đổi, đối thoại giữa Ủy ban nhân dân xã với Nhân dân thực hiện theo Điều 125 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Điều 13. Nguyên tắc trong xây dựng, ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân xã.

1) Bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp và tính thống nhất của văn bản trong hệ thống pháp luật nói chung và hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói riêng.

2) Tuân thủ đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản.

3) Bảo đảm tính minh bạch trong quy định của văn bản.

4) Bảo đảm tính khả thi, tiết kiệm, hiệu quả, kịp thời, dễ tiếp cận, dễ thực hiện của văn bản; bảo đảm yêu cầu cải cách thủ tục hành chính;

5) Bảo đảm công khai, dân chủ trong việc tiếp nhận, phản hồi ý kiến, kiến nghị của cá nhân, cơ quan, tổ chức trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản.

6) Văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của UBND xã được ban hành dưới hình thức, nguyên tắc là văn bản có chứa các quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

7) UBND xã ban hành quyết định quy phạm pháp luật để quy định:

a) Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên;

b) Biện pháp thi hành Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã về phát triển kinh tế-xã hội xã, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương;

c) Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương.

8) Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của UBND xã được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015.

Điều 14. Trình tự xây dựng, ban hành các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

1) Bước 1: Soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định.

2) Bước 2: Rà soát, thẩm tra về thể thức văn bản

Tất cả các văn bản được cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị liên quan soạn thảo đều phải thông qua cán bộ văn thư xã rà soát, thẩm tra về thể thức văn bản và ký xác nhận trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã ký duyệt.

3) Bước 3: Trình duyệt văn bản

Cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị liên quan trực tiếp trình duyệt dự thảo văn bản gửi UBND xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã;

4) Bước 4: Xem xét, kiểm tra, ký văn bản

Chủ tịch UBND hoặc ủy quyền Phó Chủ tịch UBND xem xét ký văn bản.

5) Bước 5: Tiếp nhận, xử lý văn bản

Tất cả hồ sơ, tài liệu sau khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã phê duyệt phải được vào sổ văn thư. Việc vào sổ công văn phải được thực hiện ngay trong ngày.

Điều 15. Phát hành, công bố các văn bản của Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

1) Cán bộ phụ trách công tác văn thư xã chịu trách nhiệm phô tô và đóng dấu của UBND vào các văn bản của UBND đảm bảo đúng, đủ số lượng theo thành phần được ghi tại nơi nhận văn bản, sau khi hoàn thành; bàn giao văn bản đi cho cán bộ, công chức chuyên môn thuộc lĩnh vực liên quan phụ trách gửi văn bản đến thành phần nhận. Việc gửi văn bản đi được thực hiện trong thời gian không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được ký; bảo đảm đúng địa chỉ, đúng thủ tục.

2) Các văn bản của UBND xã ban hành có liên quan trực tiếp đến giải quyết quyền lợi và nghĩa vụ của công dân phải được thông báo hoặc niêm yết công khai tại trụ sở các cơ quan có liên quan giải quyết.

3) Cán bộ phụ trách công tác văn thư xã kiểm soát việc gửi văn bản đi, cập nhật văn bản vào hệ thống Ioffice của xã và điều hành trên hệ thống Hồ sơ công việc và Trang thông tin điện tử của UBND xã; quản lý thống nhất và tổ chức việc cập nhật, lưu trữ văn bản theo quy định.

Điều 16. Quản lý văn bản

1) Tất cả các loại văn bản đến, văn bản đi đều phải qua bộ phận  văn thư của UBND xã. Cán bộ phụ trách Văn thư xã chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đến vào sổ công văn và chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. Các văn bản đóng dấu hoả tốc, khẩn, phải chuyển ngay khi nhận được. 

2) Đối với những văn bản phát hành của UBND xã, cán bộ văn thư UBND xã phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu, ký số đối với văn bản điện tử và gửi theo đúng địa chỉ; đồng thời lưu giữ hồ sơ và bản gốc, thực hiện 2 hình thức lưu trữ bằng hồ sơ giấy có chữ ký tươi và hồ sơ điện tử trên máy tính có ký số.

Điều 17. Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ tại các văn bản

1) Chủ tịch UBND xã kiểm tra toàn diện việc thi hành nội dung các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cấp xã và cấp trên.

2) Phó Chủ tịch UBND xã giúp Chủ tịch UBND xã trực tiếp kiểm tra việc thi hành các văn bản và công việc của các cán bộ công chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND và lĩnh vực công tác khác được Chủ tịch phân công (nếu có); các thành viên UBND xã khác kiểm tra việc thi hành các văn bản và công việc theo sự phân công của Chủ tịch UBND xã.

3) Giao Văn phòng UBND xã là bộ phận đầu mối giúp UBND xã, Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn, cơ quan đơn vị trực thuộc UBND do Chủ tịch UBND xã giao trong các văn bản chỉ đạo, điều hành và chỉ đạo của cấp thị xã.

4) Phương thức kiểm tra: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã thực hiện việc kiểm tra thường xuyên, định kỳ, đột xuất hoặc thành lập đoàn kiểm tra khi cần thiết đối với các cán bộ, công chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc thi hành nội dung tại các văn bản, công việc trong phạm vi và thẩm quyền đã phân công.

5) Báo cáo kết quả kiểm tra: Văn phòng UBND xã tổng hợp chung, báo cáo UBND xã, Chủ tịch UBND xã về tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản tại các phiên họp UBND xã hoặc báo cáo trực tiếp với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã.

Chương VI

CHẾ  ĐỘ TIẾP KHÁCH, ĐI CÔNG TÁC

Điều 18. Tiếp khách của UBND xã

1) Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã tiếp xã giao, gặp mặt các đoàn đại biểu, khách đến thăm, làm việc tại xã theo quy định.

2) Các cơ quan, đơn vị đến liên hệ công tác, làm việc phải đăng ký trước thông qua Văn phòng UBND xã để Văn phòng báo cáo với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã.

3) Công chức chuyên môn, người đứng đầu các cơ quan, đoàn thể xã khi có nhu cầu đề xuất Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã tiếp khách phải có báo cáo, xin ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã ít nhất trước 01 ngày làm việc có dự kiến tiếp; nội dung xin ý kiến phải nêu rõ hình thức cuộc tiếp, số lượng khách, thời gian, địa điểm tiếp và kèm theo các hồ sơ, văn bản liên quan về: Nội dung, thời gian, thành phần, hoạt động của khách tại địa bàn và các đề xuất, kiến nghị. Việc tổ chức tiếp khách chỉ được tiến hành khi có sự đồng ý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã. Công chức đề xuất mời khách phải phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân xã chuẩn bị nội dung và tổ chức buổi tiếp đạt kết quả tốt.

4) Việc sử dụng kinh phí ngân sách trong tiếp khách phải tuân thủ quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý sử dụng tài sản công của UBND xã.

5) Văn phòng UBND xã phối hợp với các cơ quan, công chức liên quan chuẩn bị nội dung cuộc tiếp khách. Trường hợp cần thiết, theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, đề nghị các cơ quan, công chức liên quan chuẩn bị một số nội dung cụ thể của cuộc tiếp khách; tổ chức triển khai thực hiện các công việc cần thiết sau cuộc tiếp khách.

Điều 19. Đi công tác, đi các ấp

1) Thành viên UBND xã hàng tháng phải dành thời gian đi các ấp để kiểm tra, nắm tình hình triển khai thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định, chỉ thị, các văn bản chỉ đạo của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã; gặp gỡ tiếp xúc, lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân dân; nắm tình hình ở địa bàn dân cư để kịp thời chỉ đạo và đề xuất những giải pháp giúp địa bàn dân cư khắc phục khó khăn. Tùy nội dung để tổ chức hình thức đi công tác cho phù hợp, bảo đảm thiết thực và tiết kiệm, có thể báo trước hoặc không báo trước cho các ấp.

Cán bộ, công chức đi công tác các ấp phải có kế hoạch trước, đối với việc đi các ấp giải quyết công việc trong ngày làm việc, phải có báo cáo, xin ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã và thông tin với công chức Văn phòng-Thống kê. Trường hợp đi công tác, làm việc hoặc vắng mặt ngoài địa bàn xã trên 02 ngày làm việc phải báo cáo và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND xã.

2) Tại các kỳ họp của HĐND xã, hội nghị tiếp xúc cử tri với đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND các cấp, các cuộc họp của UBND xã thì thành viên UBND, cán bộ, công chức xã không bố trí lịch đi công tác, trừ trường hợp đặc biệt được Chủ tịch UBND xã đồng ý.

3) Các thành viên UBND xã, cán bộ, công chức xã đi công tác theo sự chỉ đạo hoặc ủy quyền của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, khi trở về phải kịp thời báo cáo kết quả làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã.

4) Văn phòng Ủy ban nhân dân xã có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch đi thăm và làm việc tại các đơn vị, cơ sở trên địa bàn của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã; thông báo cho các đơn vị, cơ sở và công chức liên quan biết kết quả các cuộc thăm và làm việc chính thức của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã; cân đối chương trình đi công tác của các thành viên Ủy ban nhân dân xã để bảo đảm hiệu quả.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Văn phòng UBND xã có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thi hành Quy chế này ở ban ngành, bộ phận, cơ quan đơn vị trực thuộc và các ấp trên địa bàn xã; kịp thời đề xuất UBND xã xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn chỉnh Quy chế làm việc của UBND xã phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 21. UBND, các Ủy viên UBND, cán bộ, công chức thuộc UBND, Trưởng các ấp phối hợp Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, các Đoàn thể chính trị-xã hội xã, các cơ quan, đơn vị trực thuộc trên địa bàn xã chịu trách nhiệm thực hiện quy chế này./.